Comment amener les équipes à travailler ensemble vers des objectifs communs et ambitieux ? Comment garder l’ensemble des individus motivés et agiles en même temps ?
De plus en plus d’organisations trouvent une réponse à ces questions grâce au modèle OKR (Objectives and Key Results) ; parce qu’il permet :
– de lier la vision stratégique à des objectifs et des actions concrètes ;
– d’aligner les équipes sur les priorités à court et moyen terme ;
– d’accélérer le rythme d’exécution tout en permettant d’ajuster rapidement la direction.
De Google à Spotify, en passant par Renault et Veepee, le modèle OKR permet à de nombreuses organisations de mettre à profit le pouvoir du collectif pour accomplir de grands changements.
Ci-dessous, découvrez un extrait de la Méthode OKR, Objectives and Key Results : le guide pratique. Écrit par Elie Casamitjana, Henri Sora et Juuso Hämäläinen, ce livre donne les clés pratiques pour déployer efficacement la méthode OKR pour plus de dynamisme, efficacité et agilité !
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L’importance du suivi des OKRs
Si des objectifs inspirants, des résultats clés concrets et une planification attentive forment un excellent point de départ, un suivi régulier permet à l’ensemble de bien tourner.
En effet, ce qui différencie la méthode OKR de beaucoup de modèles de gestion stratégique, c’est la cadence. Il est clé que les organisations en aient conscience dès le premier jour de la mise en place du modèle. Sans rythme, la méthode OKR ne fonctionnera pas.
Les entreprises ont souvent déjà mis en place des outils pour contrôler la productivité et elles continueront à les utiliser dans le modèle OKR. Il n’est cependant pas si rare que ces moyens doivent être créés. Pour offrir la valeur attendue, le modèle OKR exige de la discipline et une cadence de suivi serrée.
Des réunions de suivi sont nécessaires pour relever les résultats clés, mettre à jour les chiffres et résoudre les problèmes éventuels. Outre les résultats clés, le score de confiance est régulièrement mis à jour. Ce score reflète parfois mieux les progrès que les résultats clés. À la fin de la période, on organise des rétrospectives au cours desquelles les équipes revoient ensemble la période écoulée pour en tirer des enseignements utiles pour la planification de la période suivante.
La cadence de suivi des OKRs
La cadence de suivi dans le modèle OKR est fortement liée au rythme de planification et de mise en œuvre. Le suivi est au moins aussi important que la planification.
Lorsqu’on incorpore le suivi au calendrier, ça donne ceci :
Dans le modèle OKR, une équipe se réunit chaque semaine pour suivre l’évolution du trimestre. On discute des résultats clés, on vérifie leur évolution et on regarde ce qui s’est passé la semaine précédente. Dans certains cas, on peut suivre les changements toutes les deux semaines, mais il faut une bonne raison à ça (des contraintes géographiques, par exemple).
Idéalement, une équipe devrait se réunir une fois par semaine pour gérer l’avancée des choses à faire en lien avec les OKRs. Comme évoqué précédemment, il faut combiner la mise à jour des OKRs avec les autres mécanismes de pilotage – les réunions hebdomadaires classiques, par exemple. Une réunion à part pour les OKRs est une mauvaise idée car les objectifs ne doivent pas être séparés du travail.
Avec le modèle OKR, on évite donc les problèmes du type où on établit des objectifs pour se rendre compte, au bout d’un an, que rien n’a avancé, ou qu’on a complètement changé de cap pendant l’année. Les OKRs sont présents dans toutes les discussions, toutes les planifications et toutes les hiérarchisations ; ce qui permet aussi aux équipes d’analyser leurs actions et de mettre en œuvre chaque semaine celles qui contribuent aux objectifs les plus importants de l’entreprise.
Les réunions hebdomadaires pour un bon suivi des OKRs
L’outil le plus important pour mesurer les progrès, c’est la réunion hebdomadaire. Avant de participer à cette réunion, les membres d’une équipe mettent à jour les résultats clés et les scores de confiance.
Le score de confiance est décrit plus en détail dans la section suivante [du livre la Méthode OKR, Objectives and Key Results : le guide pratique], mais pour faire court, il indique la confiance de l’équipe dans le fait d’atteindre son objectif.
Au cours de la réunion de suivi, l’équipe, orchestrée par le ou la manager ou l’« OKR Champion », examine les objectifs et les résultats clés qui rencontrent des difficultés ou qui doivent devenir prioritaires. Par ailleurs, l’équipe prend le temps de célébrer les succès et les accomplissements. Dans certaines équipes, si nécessaire, on peut passer en revue l’intégralité des résultats clés pour que toute l’équipe soit informée sur tous les objectifs. Mais en général, on ne se focalise que sur les points qui demandent une attention particulière.
Si des problèmes graves sont mis en évidence, on prévoit un créneau spécifique pour les traiter. On traite immédiatement les questions et les problèmes qui peuvent être résolus rapidement. Mais pour les problèmes plus sérieux qui demandent un débat – une hiérarchisation, une réorganisation, une allocation de ressources ou une réévaluation –, il faut organiser une réunion à part.
Une réunion hebdomadaire doit être rondement menée, pour ne pas faire perdre de temps à l’équipe. Les rétrospectives ou les sessions de partage d’expérience doivent être suivies par l’ensemble de l’équipe et il faut leur consacrer une durée suffisante. Ces réunions renforcent les apprentissages communs et l’esprit d’équipe.
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Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur les OKR – ce que c’est, comment les mettre en place dans votre entreprise, des cas pratiques et plus – avec le livre la Méthode OKR, Objectives and Key Results : le guide pratique, écrit par Elie Casamitjana, Henri Sora et Juuso Hämäläinen.
